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崇明公司设立董事会会议记录是公司治理的重要组成部分，其记录应当符合以下基本要求：<

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1. 真实性：会议记录必须真实反映会议的实际情况，包括讨论内容、表决结果等。

2. 完整性：记录应涵盖会议的全部内容，不得遗漏任何重要信息。

3. 准确性：记录应准确无误，避免使用模糊或含糊不清的表述。

4. 及时性：会议记录应在会议结束后尽快完成，以便及时传达和归档。

5. 规范性：记录格式应符合公司内部规定或行业标准。

二、会议记录的格式要求

会议记录的格式应当规范，具体包括以下内容：

1. 封面：包括会议名称、会议时间、地点、主持人、记录人等基本信息。

2. 会议议程：列出会议讨论的主要议题。

3. 参会人员：记录所有参会董事的姓名、职务。

4. 会议内容：详细记录会议讨论的每个议题，包括发言内容、讨论结果、表决情况等。

5. 会议决议：记录会议形成的决议，包括决议内容、表决结果等。

6. 附件：如有相关文件或资料，应附在记录之后。

三、会议记录的语言要求

会议记录的语言应当遵循以下要求：

1. 简洁明了：避免使用冗长、复杂的句子，确保记录易于理解。

2. 客观准确：使用客观、中立的语气，避免主观评价或个人意见。

3. 规范用语：使用规范的商务用语，避免口语化表达。

4. 一致性：记录中使用的术语和表述应保持一致。

四、会议记录的保密性要求

会议记录涉及公司内部信息，应当遵循以下保密性要求：

1. 限制访问：仅授权人员有权查阅会议记录。

2. 保密措施：对会议记录进行加密或物理保护，防止泄露。

3. 责任追究：对泄露会议记录的行为进行责任追究。

五、会议记录的归档要求

会议记录应当妥善归档，具体要求如下：

1. 分类归档：根据会议类型或时间顺序进行分类归档。

2. 编号管理：对会议记录进行编号，便于查找和管理。

3. 定期清理：定期对会议记录进行清理，删除过期或不再需要的记录。

4. 安全保管：确保会议记录的安全，防止丢失或损坏。

六、会议记录的审核要求

会议记录完成后，应当进行以下审核：

1. 内容审核：检查记录内容是否完整、准确。

2. 格式审核：检查记录格式是否符合要求。

3. 保密审核：检查记录中是否包含敏感信息。

4. 责任审核：确认记录人、审核人的责任。

七、会议记录的修改要求

会议记录如需修改，应当遵循以下要求：

1. 修改原因：明确修改原因，并记录在案。

2. 修改过程：修改过程应经过授权，并记录修改内容。

3. 修改痕迹：保留修改痕迹，以便追溯。

八、会议记录的查阅要求

会议记录的查阅应当遵循以下要求：

1. 授权查阅：仅授权人员有权查阅会议记录。

2. 查阅目的：查阅会议记录应具有明确的目的。

3. 查阅记录：查阅会议记录应做好记录。

九、会议记录的保存期限

会议记录的保存期限应根据公司内部规定或相关法律法规确定。

十、会议记录的电子化要求

随着信息技术的发展，会议记录的电子化成为趋势，具体要求如下：

1. 电子格式：会议记录应保存为电子文档格式，如PDF、Word等。

2. 备份管理：对电子会议记录进行备份，确保数据安全。

3. 访问权限：对电子会议记录的访问权限进行管理。

十一、会议记录的国际化要求

对于跨国公司或涉及国际业务的会议，会议记录应遵循以下国际化要求：

1. 语言选择：根据参会人员情况，选择合适的语言进行记录。

2. 文化差异：尊重不同文化背景，避免文化误解。

3. 国际标准：遵循国际会议记录标准。

十二、会议记录的培训要求

为确保会议记录的质量，公司应对记录人员进行以下培训：

1. 记录技巧：培训记录技巧，包括记录方法、语言表达等。

2. 保密意识：加强保密意识培训，确保信息安全。

3. 责任意识：培养记录人员的责任意识，确保记录的准确性。

十三、会议记录的反馈要求

会议记录完成后，应向参会董事反馈，具体要求如下：

1. 及时反馈：在会议结束后尽快向参会董事反馈会议记录。

2. 反馈方式：可通过邮件、纸质文件等方式进行反馈。

3. 反馈内容：反馈内容包括会议记录的主要内容、决议等。

十四、会议记录的更新要求

会议记录应根据实际情况进行更新，具体要求如下：

1. 更新内容：根据会议决议或后续事件，对会议记录进行更新。

2. 更新方式：可通过修改、补充等方式进行更新。

3. 更新记录：更新记录应保留原记录，以便追溯。

十五、会议记录的归档后管理要求

会议记录归档后，应进行以下管理：

1. 定期检查：定期检查会议记录的保存情况，确保完整无损。

2. 维护保养：对会议记录进行必要的维护保养，防止损坏。

3. 更新目录：定期更新会议记录目录，方便查阅。

十六、会议记录的法律法规要求

会议记录应符合相关法律法规的要求，具体如下：

1. 法律法规：遵循《公司法》、《证券法》等相关法律法规。

2. 合规审查：对会议记录进行合规审查，确保符合法律法规要求。

3. 法律责任：对违反法律法规的会议记录行为进行责任追究。

十七、会议记录的审计要求

会议记录应接受审计，具体要求如下：

1. 审计目的：确保会议记录的真实性、完整性、准确性。

2. 审计内容：审计内容包括会议记录的内容、格式、保密性等。

3. 审计报告：审计完成后，应出具审计报告。

十八、会议记录的持续改进要求

会议记录应不断改进，具体要求如下：

1. 反馈意见：收集参会董事对会议记录的意见和建议。

2. 改进措施：根据反馈意见，制定改进措施。

3. 持续优化：持续优化会议记录工作，提高记录质量。

十九、会议记录的跨部门协作要求

会议记录涉及多个部门，应遵循以下跨部门协作要求：

1. 沟通协调：加强部门间的沟通协调，确保会议记录的顺利进行。

2. 资源共享：共享会议记录资源，提高工作效率。

3. 协同工作：各部门协同工作，共同完成会议记录任务。

二十、会议记录的应急处理要求

在紧急情况下，会议记录应遵循以下应急处理要求：

1. 应急预案：制定应急预案，确保会议记录在紧急情况下的安全。

2. 应急措施：采取应急措施，确保会议记录的及时传递和保存。

3. 责任落实：明确应急情况下的责任，确保会议记录的完整性。

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